Każda firma ma inne faktury
- Dostawcy używają różnych formatów - PDF, XML, skan papierowy, e-mail z załącznikiem.
- Pola są rozmieszczone inaczej na każdym dokumencie, a nazwy kolumn się różnią.
- System uczy się wzorców konkretnego dostawcy, nie stosuje jednego szablonu do wszystkich.
Skąd bierze się ta dokładność
Przetwarzanie faktur nie jest jednym krokiem - to sekwencja weryfikacji, w której każdy etap sprawdza wynik poprzedniego.
Błędy pojawiają się najczęściej przy niskiej jakości skanów i niestandardowych układach tabel. Oba przypadki są obsługiwane osobno, z dedykowanymi regułami korekcji.
Odczyt dokumentu
OCR z korekcją perspektywy i normalizacją kontrastu - działa na skanach z rozdzielczością od 96 DPI.
Mapowanie pól
Model przypisuje wartości do pól semantycznych, nie pozycyjnych - numer faktury pozostaje numerem faktury niezależnie od miejsca na stronie.
Weryfikacja krzyżowa
Suma pozycji jest porównywana z wartością końcową. Rozbieżności trafiają do kolejki ręcznej weryfikacji, nie są ignorowane.
Mapowanie pól w czasie rzeczywistym
Kolejka dokumentów wymagających przeglądu
Automatyzacja działa, gdy dane są spójne
System nie naprawia problemów z jakością danych - ujawnia je. Firmy, które uzyskują najlepsze wyniki, mają ustandaryzowane nazwy dostawców i konsekwentny sposób archiwizacji dokumentów przed wdrożeniem.
Pierwsze dwa tygodnie to faza kalibracji: system przetwarza faktury z ostatnich trzech miesięcy i buduje profile dostawców. W tym czasie błędy są częstsze niż po ustabilizowaniu modelu.
Faktury z co najmniej 60 dni wstecz są potrzebne do pierwszego treningu. Im więcej dostawców w próbce, tym szybsza kalibracja.
Stabilne wyniki pojawiają się po przetworzeniu około 400 dokumentów. Przy mniejszym wolumenie czas kalibracji się wydłuża.
Dokumenty z niskim współczynnikiem pewności trafiają do przeglądu. Decyzja o zatwierdzeniu zawsze należy do człowieka.
Po kalibracji przestaliśmy sprawdzać każdą fakturę ręcznie. Teraz wchodzimy tylko do tych, które system oznaczył jako wątpliwe - to zupełnie inny rytm pracy.
Pierwsze dwa tygodnie były wymagające - musieliśmy poprawić nazewnictwo dostawców w naszym systemie. Potem proces stał się znacznie bardziej przewidywalny.