Przetwarzanie faktur bez ręcznej pracy
„Dokumenty finansowe nie powinny zatrzymywać ludzi, którzy mają do wykonania coś ważniejszego."
Jak działa automatyzacja faktur
Trzy etapy, które eliminują powtarzalną pracę i redukują ryzyko błędów w dokumentach finansowych.
Odczyt i klasyfikacja dokumentów
System pobiera faktury z różnych źródeł - e-mail, FTP, systemy ERP - i automatycznie rozpoznaje ich typ oraz strukturę. Obsługiwane są formaty PDF, XML oraz EDI.
Każdy dokument trafia do odpowiedniej kolejki przetwarzania bez udziału pracownika.
Weryfikacja danych i uzgadnianie
Wyodrębnione dane - numer faktury, NIP, kwoty, daty - są porównywane z zamówieniami i umowami w systemie. Rozbieżności powyżej ustalonego progu trafiają do ręcznego przeglądu.
Reguły walidacji konfiguruje się raz dla całej grupy uczestników projektu.
Zatwierdzanie i księgowanie
Faktury bez odchyleń przechodzą automatycznie do systemu księgowego. Pozostałe trafiają do odpowiedniego zatwierdzającego zgodnie z macierzą uprawnień.
Całość procesu jest rejestrowana w logu audytowym dostępnym dla każdego uczestnika grupy.
Gdzie automatyzacja robi różnicę
Liczby poniżej pochodzą z obserwacji procesów u klientów rifubae. Nie są gwarancją - każde wdrożenie zależy od specyfiki organizacji i jakości danych wejściowych.
Ręczne wprowadzanie jednego dokumentu zajmuje średnio 6–12 minut. Automatyzacja skraca to do sekund dla dokumentów bez odchyleń.
Faktury bez wyjątków trafiają do systemu FK następnego dnia roboczego zamiast czekać tygodniami w kolejce.
System obsługuje struktury Krajowego Systemu e-Faktur, co upraszcza dostosowanie do wymogów prawnych w Polsce.
Każda operacja na dokumencie jest rejestrowana z sygnaturą czasową i identyfikatorem użytkownika - bez wyjątków.
Uczestnicy sesji grupowych wspólnie konfigurują reguły i dzielą się obserwacjami - wiedza nie zostaje u jednej osoby.
Gotowe konektory do popularnych systemów ERP i FK w Polsce skracają czas wdrożenia do kilku tygodni zamiast miesięcy.
Doświadczenia uczestników
Dwie osoby, które przeszły przez grupowy proces wdrożenia automatyzacji faktur z rifubae.
Agnieszka Wierzbicka
Kierownik działu finansowego, Wrocław
„Spodziewałam się kolejnego szkolenia z teorii. Zamiast tego od pierwszego dnia pracowaliśmy na prawdziwych dokumentach naszej firmy."
Największą wartością była możliwość zadania pytania grupie - ktoś zawsze już miał podobny problem i wiedział, jak go obejść.
- Konfiguracja reguł walidacji dla branży produkcyjnej
- Obsługa wyjątków przy fakturach zaliczkowych
Dorota Kasprzyk
Główna księgowa, Poznań
„Wdrożenie zajęło nam trzy tygodnie, bo mieliśmy grupę, która już to przerabiała. Bez tego pewnie dwa razy dłużej."
Proces grupowy pozwolił nam porównać nasze podejście z firmami z innych branż. Kilka pomysłów przejęłam od uczestników z sektora usługowego.
- Integracja z systemem Comarch ERP XL
- Automatyczne rozpoznawanie walut obcych